Crivits & Persyn: Een Regionaal Advocatenkantoor dat Vooruitstreeft met Jurimesh

Op 25 juli 2024 spraken we met Jan-Willem Vanhoutte, advocaat bij het West-Vlaamse advocatenkantoor Crivits & Persyn. Gespecialiseerd in vastgoed- en aansprakelijkheidsrecht, maakt Jan-Willem deel uit van een multidisciplinair team dat juridisch advies van hoge kwaliteit biedt aan ondernemers in de regio. Wat Crivits & Persyn onderscheidt van andere advocatenkantoren, is hun unieke combinatie van regionale verankering en brede dienstverlening.

Regionale Verankering, Brede Visie

Crivits & Persyn is niet zomaar een advocatenkantoor. Ze zijn diep geworteld in de West-Vlaamse gemeenschap en begrijpen de lokale behoeften en uitdagingen als geen ander. "Wij zijn een regionaal verankerd kantoor dat beschikt over een multidisciplinair team van collega’s die kwalitatief juridisch advies verleent aan eender wie onderneemt," zegt Jan-Willem. Deze regionale focus in combinatie met hun brede expertise maakt hen tot een onmisbare partner voor lokale bedrijven.

Digitale Transformatie: Een Essentiële Stap

De wereld van de advocatuur verandert snel, en Crivits & Persyn loopt voorop in deze transformatie. Ze streven ernaar om zo digitaal mogelijk te werken en hebben al verschillende stappen gezet in de richting van een volledig gedigitaliseerd kantoor. "Wij werken al met digitaal documentenbeheer, elektronische handtekeningen, interne online communicatie, een virtuele werkomgeving op afstand, en AI-tools om het doorzoeken van documenten en opstellen van contracten te vergemakkelijken," vertelt Jan-Willem. Deze tools helpen hen om hun werk efficiënter te maken en hun klanten nog beter van dienst te zijn.

Uitdagingen in Kennisbeheer

Ondanks hun digitale vooruitgang blijven er uitdagingen bestaan, vooral op het gebied van kennisbeheer en -deling. Informatie is vaak verspreid over verschillende systemen zoals Google Drive en hun huigige documentmanagementsysteem (DMS), wat het moeilijk maakt om snel de juiste informatie te vinden. "Het doorzoeken van de huidige DMS is nog gedateerder. Op dit moment is weten waar iets te vinden zou kunnen zijn (in bibliotheken) de eerste stap," legt Jan-Willem uit. Deze versnippering van kennis leidt niet alleen tot tijdverlies, maar belemmert ook een soepele samenwerking binnen het team.

Een van de grootste struikelblokken is de snelheid en efficiëntie waarmee kennis gedeeld kan worden onder collega's. Nieuwe advocaten die bij het kantoor beginnen, moeten een uitgebreide infosessie volgen om wegwijs te raken in de verschillende kennisbanken. "Er volgt een infosessie over hoe kennis te vinden. Helaas is dit nog nodig bij gebrek aan een alomvattende en begrijpelijke oplossing," aldus Jan-Willem.

Jurimesh als Gamechanger

Met deze uitdagingen in gedachten, besloot Crivits & Persyn om Jurimesh te gebruiken—een innovatieve AI-zoektool die is ontworpen om kennisbeheer en -deling te stroomlijnen. Jurimesh biedt een oplossing voor een van de grootste problemen waarmee het kantoor wordt geconfronteerd: het efficiënt doorzoeken van hun uitgebreide kennisdatabank. "Jurimesh helpt ons kennis eenvoudig te zoeken," zegt Jan-Willem. Hij benadrukt dat hoewel de tool al aanzienlijke tijdsbesparingen oplevert, de ideale situatie zou zijn als Jurimesh direct geïntegreerd zou kunnen worden met hun advocatensoftware. "Wat nóg beter zou zijn, is als de Jurimesh-tool verwerkt wordt in onze advocatensoftware of direct geënt op onze databank, aangezien nu alle kennis die doorzocht wordt apart geüpload moet worden."

Volgens Bram Baert, vennoot bij Crivits & Persyn, zal het kantoor op korte termijn overstappen op een nieuw case management systeem, waarin alle documenten centraal verzameld worden. Dit zou een einde maken aan de noodzaak om via meerdere platformen te werken, wat een eerste stap is naar het optimaliseren van de workflow binnen het kantoor.

Vanaf september 2024 zal Jurimesh starten met de integratie in het nieuwe case management systeem van Crivits & Persyn, dat al hun documenten centraal zal beheren. Dit betekent dat de volledige documentatie van het kantoor straks via Jurimesh doorzoekbaar zal zijn, wat de efficiëntie verder zal verhogen.

Efficiëntie en Toekomstige Groei

De eerste resultaten van het gebruik van Jurimesh zijn veelbelovend. "We merken dat de slimme zoekfunctie van de software al aanzienlijke tijdsbesparingen oplevert bij het vinden van de benodigde documenten en informatie," merkt Jan-Willem op. Deze tijdsbesparing stelt het team in staat om zich meer te concentreren op strategisch belangrijke taken, wat bijdraagt aan de algehele efficiëntie en kwaliteit van hun dienstverlening. Naarmate ze de software beter leren kennen en de functionaliteiten verder optimaliseren, verwacht het kantoor dat deze voordelen alleen maar zullen toenemen.

Maar de ambities van Crivits & Persyn reiken verder. Ze zien een toekomst waarin de juridische sector steeds verder digitaliseert, met een toenemend gebruik van AI, blockchain-technologie, en virtuele rechtbanken. "We voorzien een verdere en verregaande digitalisatie van het beroep," zegt Jan-Willem. Hij voorziet dat AI en machine learning steeds vaker gebruikt zullen worden voor taken zoals juridisch onderzoek, contractanalyse, en documentbeheer, waardoor advocaten zich kunnen concentreren op complexere en strategischere taken.

Daarnaast ziet Jan-Willem mogelijkheden voor blockchain-technologie om contracten, eigendomsakten en andere juridische documenten te beheren, wat meer transparantie en veiligheid kan bieden. Ook de opkomst van virtuele zittingen en online geschillenbeslechting wordt nauwlettend in de gaten gehouden door Crivits & Persyn, aangezien deze innovaties het potentieel hebben om de gerechtelijke achterstand te verkleinen en het rechtsproces te versnellen.

Vooruitstrevend en Innovatief

Bij Crivits & Persyn zijn ze vastbesloten om een voortrekkersrol te blijven spelen in de juridische sector. Door actief te investeren in technologieën zoals Jurimesh en door de evoluties in de sector op de voet te volgen, zorgen ze ervoor dat ze altijd een stap voor blijven. "Met Crivits & Persyn volgen we dit uiteraard met argusogen op, en is het onze bedoeling om als een van de eersten mee te stappen in digitale evoluties die positief kunnen bijdragen aan de vlotte werking van de moderne advocatuur," concludeert Jan-Willem.

Met de hulp van Jurimesh is Crivits & Persyn niet alleen klaar voor de toekomst, maar ook vastbesloten om de efficiëntie en kwaliteit van hun juridische dienstverlening verder te verbeteren. Het kantoor kijkt ernaar uit om deze innovatieve oplossingen verder te integreren en hun positie als een van de meest vooruitstrevende advocatenkantoren in de regio te versterken.